Reputatie Social Media

Onderstaande blog is door mij speciaal geschreven voor Social Networking Nederland.

Als ondernemer ben ik een fervent voorstander van social media en zie ik vooral de kansen die social media biedt. Terwijl ik als juriste op het gebied van intellectueel eigendom en ICT ook de risico´s ten aanzien van onder andere privacy ken.
De afgelopen weken trof ik op LinkedIn en via twitter de volgende interessante vraagstukken aan die hiermee te maken hebben.

Discussie OpenCoffee Eindhoven Group
In de OpenCoffee Eindhoven Group op LinkedIn (inmiddels een zogenaamde Open Group) werd de volgende vraag gesteld:

`Mag een werknemer een persoonlijke mening over een klant of de werkgever twitteren of is dat in strijd met wat een goede werknemer betaamt? Wat vinden jullie?`

Hierop kwamen uiteenlopende reacties, heel kort door de bocht waren er aan de ene kant van het spectrum mensen die pleiten voor vrijheid en eigen verantwoordelijkheid van medewerkers (`er is gebleken dat wanneer je medewerkers vrij laat in hun uitingen over hun bedrijf/werkgever dat het de beste ambassadeurs zijn en een betere marketing kunnen verzorgen dan de duurste campagnes… Het is nog steeds allemaal een kwestie van vertrouwen.`) Aan de andere kant van het spectrum degenen die het hier over het algemeen wel mee eens zijn maar daarnaast ook de mogelijke risico´s zien.

Ikzelf ben een enorme voorstander van vrijheid en zo weinig mogelijk dwingende regels. Wel blijkt het zo te zijn dat medewerkers vaak gewoon niet echt op de hoogte zijn van de evt. risico’s voor het bedrijf. Hieronder heb ik willekeurig enkele voorbeelden vermeld die ik zelf ben tegengekomen.
• werknemers die zich negatief uitlaten over hun werkgever via social media
• publicatie van bedrijfsgevoelige informatie door werknemers via twitter
• detacheringsmedewerkers die aangeven waar ze zijn geplaatst en/of beschikbaar zijn
• contacten op LinkedIn die worden gezien als schending van relatiebeding
• foto’s van een uit de hand gelopen bedrijfsfeestje delen op hyves
• medewerker die in de privé sfeer en tijd publiceert over privé-aangelegenheden die wat dubieus van aard zijn.

Social media acties van medewerkers zijn soms goed bedoeld maar de consequenties overziet men niet altijd. In dit kader pleit ik voor het informeren en binnen bedrijven opstellen van eenvoudige richtlijnen.

Twitter
In het weekend van 13 en 14 februari 2011 trof ik, in lijn van bovenstaande, op twitter een haast onvoorstelbaar verhaal.
Een persoon met een naam en een functie met een profiel op LinkedIn en twitter zond tweets die echt beledigend waren richting bepaalde personen. Ook richting @slijterijmeisje en aangezien zij meer dan 8.700 followers op twitter heeft bleek dit niet echt een handige zet te zijn.

Ik kon me bijna niet voorstellen dat we met een echt persoon te maken hadden maar de realiteit is nu eenmaal dat werknemers individuen zijn met een persoonlijke interesse, mening en wellicht ook afwijking. Reputatieschade is voor een bedrijf zo opgelopen door medewerkers die zich hier niet direct bewust van zijn (terwijl het bedrijf er waarschijnlijk niets mee te maken heeft of aan kan doen).

Inmiddels is bekend geworden dat de man in kwestie echt bestaat en zich echt niet bewust was van de impact die zijn gedrag heeft (gehad). Hij heeft daarom zijn profielen verwijderd.

Schade
Mijns inziens is, met name door het voorbeeld van @slijterijmeisje, heel duidelijk dat acties op social media schade kunnen berokkenen aan een persoon en/of bedrijf. De man zelf is al veroordeeld op social media en het lijkt wel of iedereen er een mening over heeft, JW Alphenaar noemt dit het snelrecht van social media.

Het betrof in dit geval gebruik van social media in de privésfeer en privétijd over privézaken of reacties aan anderen die op zijn minst dubieus van aard zijn. Aangezien het om acties gaat die in de privésfeer worden gedaan vallen deze in de meeste gevallen niet onder de bepalingen uit het arbeidscontract. Wel dien je je als werknemer als `goed werknemer`te gedragen conform artikel 7:611 BW. Dit betekent ook dat je geen acties dient te ondernemen die de belangen van het bedrijf schaden. Dat lijkt me in het genoemde geval vrij duidelijk.

Conclusie
Dat de actie zoals hierboven genoemd schade berokkent aan zowel de persoon als het desbetreffende bedrijf lijkt behoorlijk logisch. Ik kan me ook situaties indenken waarin dat iets minder duidelijk is dat de acties die je als persoon neemt het bedrijf waar je werkt schaden.

Het kan ook zo zijn dat het gaat om een geval van identiteitsfraude waarbij de persoon die beledigt een valse identiteit aanneemt als persoon en/of een vals bedrijf gebruikt. Dit is op social media erg makkelijk. In een latere blog daarover meer.

Marketingtool nummer 1?!

Tijdens de Business Bootcamp die ik de afgelopen 2 dagen bijwoonde gaf Nisandeh Neta enkele marketingtools die essentieel zouden zijn om je bedrijf te laten groeien. Op nummer 1, volgens Nisandeh, database mailing, zie hiervoor ook dit filmpje.

Mail je cliënten en prospects regelmatig met voor hen interessante informatie. Dit kunnen artikelen, tips of aanbiedingen zijn. Zo blijf je in hun systeem.
Maar hoe zit dat nu juridisch? Mag dat zomaar?

SPAM wetgeving
Per 1 oktober 2009 is de wetgeving voor het versturen van ongevraagde berichten aan bedrijven aangepast. Voorheen was het al verboden om dergelijke berichten aan natuurlijke personen te sturen. Het versturen van ongevraagde reclame per e-mail aan bedrijven is vanaf 1 oktober 2009 dus wettelijk verboden. Maar ook het versturen van ongevraagde berichten door gebruik te maken van “automatische oproepsystemen zonder menselijke tussenkomst, faxen en elektronische berichten” is niet langer toegestaan. Dit betekent dat je dus ook geen gebruik mag maken van sms maar wel van ouderwetse post.

Autoriteit Consument & Markt
Als je als persoon en/of bedrijf toch ongevraagde mailings ontvangt dan kun je dat melden aan de ACM, de Autoriteit Consument & Markt (voorheen werd dit gedaan door de OPTA). Zij houden toezicht op de naleving van de regels over spam. Zie voor meer informatie en/of het melden van een klacht spamklacht.

Toestemming
In principe moet de ontvanger vooraf toestemming hebben gegeven voor het ontvangen van elektronische mailings dat kan door aanmelding vooraf via bijvoorbeeld een website maar ook mondeling. Wel ligt de bewijslast voor het aantonen van dergelijke toestemming bij de verzender. Meer informatie hieromtrent tref je hier aan.

Uitzondering
Een uitzondering is het versturen van mails aan bestaande cliënten voor soortgelijke producten of diensten. Je mag over het algemeen je bestaande cliënten dus een nieuwsbrief sturen met informatie jouw diensten en activiteiten. Wel moet hierbij ook telkens de mogelijkheid bestaan voor de ontvanger om af te melden voor jouw nieuwsbrief.

Prospects
Personen en/of bedrijven die ooit informatie hebben opgevraagd over jouw product of dienst behoren niet tot je bestaande cliënten. In de meeste gevallen zullen ze niet echt problemen hebben met het ontvangen van informatie maar ben hier erg alert bij afmeldingen want het blijft een grijs gebied.

Tenslotte
Gebruik maken van een geautomatiseerd systeem voor het versturen van informatie over jouw product of dienst aan cliënten is dus geen probleem en vanuit marketing oogpunt zeker erg interessant. Prospects worden niet afzonderlijk in de wet genoemd, ben daar dus iets voorzichtiger.

Alhoewel het uit de youtube film niet blijkt geeft Nisandeh tijdens de bootcamp wel heel duidelijk aan dat je niet zomaar mensen kunt spammen. Dit doet hij na het netwerkspel waarin je visitekaartjes ontvangt van anderen waarbij hij heel duidelijk aangeeft dat het niet de bedoeling is anderen te belagen met e-mail om jouw product of dienst aan te bieden.

Toch is recentelijk maar weer aangetoond dat spammen loont, zie dit voorbeeld. En is bijvoorbeeld spammen vanuit andere landen (China, Rusland etc) ook door de ACM aan te pakken?

Het beste idee van Rabobank Dommelstreek (@hbivd)

In een vorige blog gaf ik de tip om als uitvinder goed na te denken of je al dan niet mee gaat doen aan een innovatiewedstrijd. Ik heb hierin twee verschillende projecten besproken, het beste idee van Nederland en het Startup Weekend Eindhoven. Heel recentelijk heeft Rabobank Dommelstreek ook een erg leuke innovatiewedstrijd opgestart waarbij LegalTech betrokken is geraakt.

@hbivd
In het initiatief van Rabobank Dommelstreek hebben inwoners en bedrijven in Geldrop, Heeze-Leende en Nuenen de kans met hun idee de 1e prijs te winnen die bestaat uit een behoorlijk geldbedrag. Op deze manier wil de Rabobank bijdragen aan het ondernemende, innovatieve klimaat in de regio. Hoe zit het nu met het reglement?

Reglement & rechten deelnemers
Door inschrijving stemt deelnemer in met het reglement. Voor wat betreft het intellectueel eigendomsrecht wordt het volgende bepaald :

“De deelnemer staat er ten opzichte van de organisatie voor in dat hij het idee zelf tot stand heeft gebracht, dat alle intellectuele eigendomsrechten bij hem berusten, dat hij bij het tot stand brengen van het idee geen inbreuk maakt op een intellectueel recht dat aan derden toebehoort en dat hij het idee uitsluitend bij de organisatie heeft ingezonden. Onder ‘intellectuele eigendomsrechten’ worden deze voorwaarden verstaan; auteursrecht, modellen- en tekeningrecht, merkenrecht, octrooirecht en alle andere soortgelijke rechten.”

Het is logisch dat de organisatie niet verantwoordelijk kan worden gehouden voor eventuele claims van derden. Het is echter voor de deelnemer ook absoluut onmogelijk er voor in te staan dat zijn of haar idee geen inbreuk maakt op een recht van een derde. Gelukkig voor de deelnemer kan een idee geen inbreuk maken op rechten van derden, dat kan alleen een uitwerking van een idee (in de vorm van bijv. een product).

Erg positief is dat de intellectuele eigendomsrechten (blijven) berusten bij de deelnemer. Dat is heel anders dan we gewend zijn van het nationale beste idee.

Geheimhouding
Voor wat betreft geheimhouding wordt in het reglement bepaald :

“De deelnemer houdt het idee geheim en zal alleen met toestemming van de organisatie aan derden mededelingen doen omtrent het idee. De geheimhoudingsplicht geldt niet voor zover de organisatie zelf bepaalde gegevens in de publiciteit brengt.”

Dit is een belangrijk item en houdt in dat je als deelnemer het idee nog niet in de openbaarheid mag hebben gebracht en dat ook gedurende het traject niet op eigen houtje verder doet. Dit lijkt heel logisch maar vanuit mijn ervaring kan ik stellen dat veel mensen die overwegen bescherming aan te vragen voor de uitwerking van hun idee zelf al informatie in de openbaarheid hebben gebracht (denk aan websites, social media) waardoor het idee niet meer nieuw is.

Het is de organisatie dus nadrukkelijk wel toegestaan om de inzendingen openbaar te maken. Indien de organisatie daartoe besluit is het niet meer nuttig voor jouw uitvinding bijvoorbeeld een octrooiaanvrage te (laten) indienen.

In het wedstrijdreglement staat dat de deelnemer dient mee te werken aan alle handelingen die nodig zijn om het idee te beschermen althans indien de organisatie daarom verzoekt. Dit zou kunnen betekenen dat extra investeringen gedaan moeten worden om tot bescherming te komen.

Wedstrijd
De deelnemers die geselecteerd worden voor de 1e ronde krijgen ook input op het gebied van de mogelijkheden en het nut van bescherming van hun ideeën. Aan mij is gevraagd deze scholieren, particulieren en ondernemers (als ze dat willen) extra input te geven op het gebied van bescherming door middel van intellectuele eigendom. Voor uitvinders in de dop is het natuurlijk altijd zinvol om hier eens wat meer over te weten.

Doen!
Iedere particulier of ondernemer uit Geldrop, Heeze-Leende en Nuenen die een goed idee heeft zou ik willen aanraden om mee te doen aan de wedstrijd. Je hoeft niet bang te zijn dat je rechten verliest dus iedereen veel succes en misschien tot ziens!