Digitale Handtekening

Laatst ontving ik van een relatie de vraag in hoeverre een digitale handtekening via Adobe rechtsgeldig is.

Wet Elektronische Handtekeningen
Op 21 mei 2003 is de Wet Elektronische Handtekeningen in Nederland in werking getreden. Hierdoor is ook de elektronische handtekening rechtsgeldig. De definitie van de elektronische handtekening staat in art. 15a boek 3 BW : “Een elektronische handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening, indien de methode die daarbij is gebruikt voor authentificatie voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel waarvoor de elektronische gegevens werden gebruikt en op alle overige omstandigheden van het geval.”

Aangezien elektronisch handtekeningen diverse verschijningsvormen kennen is het ter beantwoording van de vraag welke versie in welk geval rechtsgeldig is afhankelijk van de omstandigheden en het doel waarvoor deze wordt gebruikt. In de basis is de vraag of de handtekening voldoende betrouwbaar is.

3 soorten elektronische handtekeningen
1. Ingescande handtekening
Deze variant wordt in de meeste gevallen niet aangeraden in verband met de eenvoudigheid tot kopiëren. Echter als deze voldoende betrouwbaar is, is deze rechtsgeldig. Bijvoorbeeld als het een handtekening onder een mail betreft.

2. Geavanceerde elektronische handtekening
Deze maakt gebruik van wiskundige technieken om een unieke code aan een bericht te koppelen. De unieke code wordt afgeleid uit het bericht zelf en uit de identiteit van de afzender. Daarmee is de code niet te gebruiken bij een vervalst bericht, zodat zo’n geavanceerde elektronische handtekening al snel als betrouwbaar en dus rechtsgeldig wordt gezien. In artikel 15a lid 2 boek 3 BW wordt namelijk aangegeven dat de handtekening betrouwbaar genoeg wordt geacht indien de handtekening voldoet aan de volgende vereisten:
* is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden;
* maakt identificatie van de ondertekenaar mogelijk;
* komt tot stand met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden; en
* is op zodanige wijze aan het elektronisch bestand waarop de handtekening betrekking heeft verbonden, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.

3. Gekwalificeerde elektronische handtekening
Elektronische handtekening gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat en aangemaakt met een ‘veilig’ middel. Een dergelijk gekwalificeerd certificaat kan alleen door een erkende certificatiedienstverlener wordt uitgegeven. Erkenning en inschrijving van zulke dienstverleners gebeurt door de Autoriteit Consument & Markt.

De gekwalificeerde elektronische handtekening is in bewijsrechtelijk opzicht gelijk aan de handgeschreven handtekening: de rechtsgeldigheid wordt aangenomen. Als iemand beweert dat de handtekening “vals” is, moet dit worden bewezen door wederpartij.

Maar is dat nu werkelijk relevant?
Om te komen tot een rechtsgeldige overeenkomst is in de meeste gevallen helemaal geen getekende overeenkomst nodig. Er komen dagelijks vele mondelinge overeenkomsten tot stand. Afspraken worden in de meeste gevallen op schrift gesteld om later als bewijs te kunnen dienen. Dit bewijs wordt in principe als rechtsgeldig beschouwd op het moment dat de handtekening die daarop is vermeld rechtsgeldig is. Maar dat houdt zeker niet automatisch in dat het bewijs niet als rechtsgeldig wordt beschouwd indien een dergelijke handtekening ontbreekt. De noodzaak is dus lang niet altijd aanwezig want zelfs indien de ondertekenaar ten stelligste ontkent de papieren of rechtsgeldige elektronische handtekening gezet te hebben, moet eerst bewezen worden dat de handtekening echt is (art. 159 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering).

Kortom
Het verdient voorkeur bij het gebruik van een digitale handtekening goed te kijken naar de omstandigheden en het doel waarvoor deze handtekening gebruikt wordt. Het gebruik van een digitale handtekening kan extra zekerheid bieden. Bij vragen neem contact op.

Social Media / werkgever – werknemer

Werkgevers – Werknemers
In een eerder kort bericht van 21 juni 2010 gaf ik aan dat werknemers van een organisatie rekening dienen te houden met de belangen van hun werkgever. Afgelopen week is het gebruik van social media door werknemers in het nieuws geweest. Zo was daar een column van advocaat Ter Haseborg in het Financieele dagblad. In deze column werd gepleit voor het beteugelen en beheersen van de vrijheid voor werknemers door de organisatie. Duidelijk een voorbeeld van de Legal Approach van social media richtlijnen, zie daarvoor ook een blog van Diana Russo: HR & Social Media: van experiment naar samenhangend plan.

Maar is een dergelijke strikte benadering nu noodzaak of wenselijk? Naar mijn idee zeer zeker niet.

Verschijningsvormen
Er zijn verschillende manieren waarop informatie via Social Media door werknemers wordt gedeeld en waarop het antwoord niet direct duidelijk is op basis van het arbeidscontract. Hieronder heb ik willekeurig enkele voorbeelden vermeld die ik zelf ben tegengekomen.
· werknemers die zich negatief uitlaten over hun werkgever via social media
· publicatie van bedrijfsgevoelige informatie door werknemers via twitter
· medewerkers in de detachering die aangeven waar ze zijn geplaatst en/of beschikbaar zijn (is dit gevoelige bedrijfsinformatie?)
· contacten op LinkedIn worden gezien als schending van relatiebeding
· foto’s van een uit de hand gelopen bedrijfsfeestje delen op hyves
· medewerker die in de privé sfeer en tijd publiceert over privé-aangelegenheden die wat dubieus van aard zijn.

De eerste 3 voorbeelden zijn duidelijk uitlatingen die werkgerelateerd zijn en waartegen in de meeste gevallen door een werkgever kan worden opgetreden op basis van het arbeidscontract, mits daarin duidelijk omschreven is wat valt onder bedrijfsgevoelige informatie waarvoor de geheimhoudingsverplichting geldt. De laatste 2 voorbeelden zijn juist activiteiten die zich volledig in de privé sfeer van personen afspelen en die toch consequenties zouden kunnen hebben in de werksfeer. Hoe daarmee om te gaan? Juist daarvoor zou een social media beleid (gedragsregels) interessant kunnen zijn.

Strikt beleid (Legal Approach)
Het is mijn overtuiging dat de hele strikte houding, zoals door Ter Haseborg bepleit, juist een averechts effect heeft. Medewerkers gaan zich wellicht verzetten tegen een dergelijke starre houding van werkgever. Misschien dat dat in deze tijd wordt geslikt door werknemers maar op het moment dat de situatie op de arbeidsmarkt verandert zullen dergelijke werknemers eerder openstaan voor nieuwe mogelijkheden.

Internetjurist Arnoud Engelfriet stelt in zijn blog het volgende waar ik het volledig mee eens kan zijn :

“Je bent als werknemer verplicht je als “goed werknemer” (art. 7:611 BW) te gedragen. Ook al staat iets dus niet expliciet in de wet, als een goed werknemer dat niet zo doen dan behoor jij dat ook niet te doen. Op zich zijn er dus dingen die je moet laten om dat je daarmee de belangen van je werkgever schendt.

Daar staat tegenover dat óók de werkgever zo’n plicht heeft: inderdaad, die moet goed werkgever zijn (zelfde artikel). Zó hard bovenop alle sociale media zitten, lijkt me niet in het belang van de werknemer – en daarmee indirect ook niet in het belang van de werkgever zelf.”

Vrij beleid (People Approach)
Juist organisaties die hun werknemers volledig de vrijheid geven zichzelf op social media te uiten (als een “goed werknemer” uiteraard) hebben, naar mijn idee, het meeste profijt van hun medewerkers. In de meeste gevallen zijn of worden zij ambassadeurs voor je bedrijf en aangezien strikte grenzen tussen functies vervagen leveren deze medewerkers ook automatisch een goede bijdrage aan de marketing van het bedrijf.

Wel werkt een dergelijk beleid in de meeste gevallen vooral bij de innovatieve bedrijven die hun medewerkers altijd al vrijheid gaven en daar goed mee om konden en kunnen gaan.

Gematigd beleid (Middle of the Road Approach)
Het is dus niet heel vreemd dat het merendeel van de organisaties het meeste baat zal hebben bij een gematigd beleid waarin wel vrijheid bestaat maar deze vrijheid door heldere gedragsregels wordt ingeperkt zodat de organisatie hiervan geen hinder ondervindt.

Het is nu eenmaal een feit dat gebruikers en toepassingen van social media exponentieel groeien terwijl de grens tussen privé en zakelijk steeds vager wordt. Organisaties zullen dus min of meer gedwongen worden om hier over na te denken en hun medewerkers duidelijk maken wat van hen wordt verwacht en natuurlijk ook wat voor soort uitingen juist niet wordt geaccepteerd.