Waarom zou je algemene voorwaarden gebruiken?

De meeste bedrijven in de zakelijke dienstverlening hebben algemene voorwaarden op laten stellen. Het doel van deze algemene voorwaarden is meestal om deze voorwaarden op alle overeenkomsten die worden afgesloten van toepassing te laten zijn zodat je niet telkens over alle details (opnieuw) moet onderhandelen. Algemene voorwaarden kunnen dus veel tijd en moeite besparen.

Zijn algemene voorwaarden noodzakelijk?
Het antwoord op deze vraag is kort: nee, algemene voorwaarden zijn niet noodzakelijk om je bedrijf uit te oefenen.

Realiseer je dan echter wel goed in hoeverre je bijvoorbeeld aansprakelijkheidsrisico’s loopt. Je zou het hanteren van algemene voorwaarden kunnen vergelijken met het afsluiten van een verzekering. Vaak is dit niet verplicht en in de meeste gevallen is de kans dat er iets gebeurt klein maar als er iets gebeurt kan dit verstrekkende gevolgen hebben. Mijn advies is dan ook weeg de risico’s zorgvuldig af.

Het gebruik van algemene voorwaarden heeft de volgende voordelen :

  • duidelijkheid offerte, tot stand komen overeenkomst
  • beperken aansprakelijkheid
  • afspraken (op)levertermijnen
  • betalingsvoorwaarden duidelijk
  • professionele uitstraling

Algemene voorwaarden en dan?
De algemene voorwaarden dienen van toepassing te worden verklaard. Voorafgaand of uiterlijk bij het aangaan van de overeenkomst dienen deze voorwaarden aan opdrachtgever ter hand te worden gesteld (=informatieplicht). Ter informatie kunnen ze dus bijv. op je website te downloaden zijn en in de folder/ correspondentie kan er naar verwezen worden echter voordat je voor het sluiten van de overeenkomst dien je de voorwaarden te hebben verstrekt en hiervan dien je een administratie bij te houden.

In diverse branches merk ik dat voornamelijk zzp-ers hun klanten liever niet al te zakelijk benaderen. Mijn ervaring is echter dat het verstrekken van duidelijkheid voor beide partijen als prettig wordt ervaren. Wel zou ik algemene voorwaarden op (laten) stellen die aansluiten bij de manier van zakendoen die je als bedrijf hanteert. Telkens merk ik dat het nadenken over algemene voorwaarden ook weer stof tot nadenken geeft over de verbeteringen die je als bedrijf evt. kunt doorvoeren zodat je later niet voor verrassingen komt te staan.

Social Media

Wie maakt tegenwoordig geen gebruik van social media (Hyves, LinkedIn, Twitter)? Je hebt de uitgebreide blogs waarin hele artikelen worden geschreven maar op, o.a., Hyves, LinkedIn en Twitter worden mini-blogs geschreven (op twitter in 140 tekens). Bloggen in welke vorm dan ook wordt steeds populairder.

Dit heeft ook juridisch enkele consequenties, denk hierbij aan de volgende :

  1. Aansprakelijkheid voor je eigen blog.
    1. inbreuk op (auteurs)rechten van anderen
    2. smaad / laster / discriminatie / belediging
    3. openbaar maken vertrouwelijke info
  2. Aansprakelijkheid voor reacties van anderen.
    1. evt. reacties controleren en verwijderen
    2. disclaimer werkt slechts tov mensen die berichten plaatsen (na bijv registratie)
    3. voorzichtig met aanpassen reacties van derden; stel duidelijke “regels” op
  3. Anoniem bloggen niet de oplossing. Je bent op te sporen via je provider (die is verplicht gegevens door te geven).
  4. Positief : je hebt natuurlijk ook zelf (auteurs)rechten op je blog. Waarbij je kunt overwegen een CC licentie te verstrekken om bijvoorbeeld herpublicatie van de informatie toe te staan maar wel onder bepaalde voorwaarden. Zie voor meer informatie http://creativecommons.nl/licenties/uitleg/
  5. Medewerkers van een organisatie dienen rekening te houden met de belangen van de werkgever (zie ook onder 1). Voor de werkgever : denk aan een social media beleid (gedragsregels) waarbij een koppeling met HR beleid noodzakelijk is. Hierin dient duidelijk te worden vastgelegd wat je als werkgever al dan niet toestaat omtrent privé gebruik van internet onder werktijd. Maar hoe zit het met de tijd na werktijd? Als werkgever zul je graag willen voorkomen dat je medewerkers zich negatief uitlaten over het bedrijf en als detacheerder zul je wellicht niet willen dat duidelijk is dat medewerkers geen opdrachten hebben of waar ze geplaatst zijn. Is het mogelijk om dit te verbieden? Een deel zal wellicht door de arbeidsovereenkomst worden ondervangen maar bij voorkeur zou dit ook in de gedragsregels dienen te worden meegenomen.

Ben je dus bewust van de risico’s en gebruik social media op een verstandige manier zodat iedereen er profijt van kan hebben.

Webwinkel : vereisten Wet Koop of Afstand

Onderstaand volgen in het kort de vereisten die de wet Koop of Afstand stelt aan het tot stand komen van een geldige overeenkomst. Het verdient de voorkeur hiermee rekening te houden tijdens het bouwen van een website voor een dergelijke webwinkel.

  1. Toon alle stappen in het bestelproces duidelijk en geef daarbij de mogelijkheid vooruit te kijken.
  2. Alle gegevens van de bestelling (zowel de producten/artikelen als de identiteit en het adres van de verkoper etc.) dienen te worden getoond in het totaaloverzicht en bij voorkeur ook tijdens de afzonderlijke stappen.
  3. Herroeping / bedenktermijn binnen 7 werkdagen door klant.
  4. Neem de Algemene Voorwaarden mee in het bestelproces en denk hierbij aan het volgende:
  • algemene voorwaarden gelden alleen als ze vooraf worden aangeboden
  • bij elektronische handel dienen de voorwaarden op te slaan te zijn in PDF of vergelijkbaar formaat
  • het pas meesturen van de voorwaarden bij de orderbevestiging is te laat om ze van toepassing te laten zijn

Even voorstellen

Over mij

Ik ben Wilma van de Meerakker en sinds september 2009 zelfstandig onderneemster binnen LegalTech, getrouwd en moeder van 2 prachtige, actieve jongens van 8 en 10. Met ons gezin wonen we in Heeze, de parel van Brabant en het dorp met de Brabantse dag die op de laatste zondag van augustus door de straten trekt en waarbij we actief betrokken zijn.

Ik ben rechten gaan studeren omdat (juridische) afspraken het fundament zijn van hoe wij als mensen in de maatschappij met elkaar omgaan waarbij ik ervan uitging dat de basis altijd eerlijk en rechtvaardig was. Al snel kwam ik er achter dat de wereld toch iets ingewikkelder in elkaar zit maar dat je met kennis op het juridisch gebied wel degelijk iets kunt betekenen voor mensen. Ik ben afgestudeerd in ICT&recht toen internet net in opkomst was. Sindsdien is er veel veranderd. De afgelopen 12 jaar heb ik als juriste bij een octrooibureau gewerkt waar ik heb meegebouwd aan de groei van de organisatie. Daarbij heb ik me vooral bezig gehouden met de juridische aspecten van het intellectuele eigendomsrecht (auteursrechten, merken, modellen, octrooirecht).

LegalTech

Na een coachingstraject ben ik in 2009 actief met LegalTech aan de slag gegaan. Tijdens dit traject kwam vrijheid naar voren als kernwaarde. Ook werd duidelijk dat ik daadwerkelijk klantgericht kwaliteit en service wil bieden op basis van mijn expertise. De keuze om als zelfstandige aan de slag te gaan was niet moeilijk. LegalTech staat voor eerlijk, open en persoonlijk juridisch advies op het gebied van Intellectueel Eigendom en ICT. Het is mijn passie organisaties die emotie, zakelijkheid en authenticiteit als waarden respecteren met mijn kennis en ervaring verder te helpen zodat zij kunnen groeien. LegalTech helpt innovatieve MKB-ers de juiste stappen te zetten om zo optimaal mogelijk te profiteren van hun eigen ideeën en (creatieve) ontwikkelingen.

Eerlijk open en persoonlijk staat bij LegalTech voor :

  • oprechte aandacht voor de klant
  • meedenken en eerlijk adviseren of juridische actie noodzakelijk is
  • doen wat wordt beloofd
  • helderheid en transparantie vooraf omtrent kosten.

Tipje van de sluier

Ik kijk er naar uit om jullie in de komende blogs te wijzen op juridische punten waar je misschien wel, maar misschien ook nog helemaal niet bij stil hebt gestaan. Denk bijvoorbeeld aan de voordelen van het hanteren van algemene voorwaarden, vereisten voor een webwinkel, de vraag ‘Kan ik iets met mijn auteursrecht?’, de grenzen van marketingacties, en bijvoorbeeld ook informatie over de juridische kanten van samenwerking tussen zzp-ers. Mochten er punten zijn die jullie graag toegelicht zouden zien dan hoor ik die graag.